Drei Tage für das Quoting. Der Auftrag war nach zwei vergeben.

Das Angebot war nicht zu teuer. Es war zu spät.

Das klingt nach einem Einzelfall. Es ist ein Muster. Viele IT-Systemhäuser kennen diesen Moment: Eine Anfrage kommt rein, der Vertrieb schreibt den Distributor an, dann zwei Tage Wartezeit, manchmal drei. Das Angebot geht raus, und der Wettbewerber saß gestern schon beim Kunden.

Was der Kunde wahrnimmt: Das Systemhaus ist langsam. Was wirklich passiert ist: Ein Lieferant hat verzögert. Die Konsequenz trägt trotzdem das Systemhaus allein.

In den meisten Häusern wird dieser Verlust nie sauberer analysiert. Er verschwindet in einem Satz wie „den haben wir knapp verloren" und landet in keiner Lieferantenbewertung. Genau deshalb wiederholt er sich.

Das stille Problem: Wer den Preis für langsames Quoting zahlt

Distributoren haben wenig Anreiz, schnell zu quotieren. Ihr Geschäft läuft weitgehend unabhängig davon, ob ein einzelnes Systemhaus den Auftrag gewinnt oder verliert. Sie bedienen viele Partner parallel, und die Anfrage des einen konkurriert intern mit hunderten anderen.

Das schafft eine strukturelle Schieflage. Der Distributor optimiert auf Marge und Volumen über sein gesamtes Partnernetz. Das Systemhaus optimiert auf den einzelnen Abschluss. Beide arbeiten zusammen, aber die Anreize zeigen in unterschiedliche Richtungen.

Wer das nicht aktiv steuert, gibt einen Teil der Kontrolle über den eigenen Vertriebserfolg an einen Lieferanten ab, der die Konsequenzen einer Verzögerung selbst gar nicht spürt.

Quoting-Geschwindigkeit als Sales-Velocity-Faktor

Die Sales Velocity beschreibt, wie schnell Umsatz durch die Pipeline fließt. Sie ist eine gängige Kennzahl aus dem B2B-Vertrieb und lässt sich vereinfacht so beschreiben:

Sales Velocity = (Anzahl offener Deals × Abschlussrate × durchschnittlicher Auftragswert) ÷ durchschnittliche Durchlaufzeit

Die Durchlaufzeit ist der entscheidende Nenner. Alles, was sie verlängert, senkt die Sales Velocity. Auch dann, wenn der Engpass gar nicht im eigenen Haus sitzt.

Ein Distributor mit drei Tagen Quoting-Reaktionszeit bremst die gesamte Pipeline. Nicht, weil der Vertrieb langsam wäre, sondern weil ein Prozessschritt außerhalb der eigenen Kontrolle die Uhr weiterlaufen lässt. Und im Projektgeschäft gewinnt selten das beste Angebot. Es gewinnt oft das erste, das vollständig auf dem Tisch liegt.

Das ist der unbequeme Teil: Die Reaktionszeit eines Lieferanten wird zu einer Kennzahl im eigenen Vertrieb, ohne dass sie dort je gemessen wird.

Das Rechenbeispiel: Preisvorteil gegen verlorenen Auftrag

Ein konkretes Bild macht die Größenordnung klar.

Distributor A ist drei Euro pro Gerät günstiger als Distributor B. Bei einer Bestellung mit 20 Workstations sind das 60 Euro Unterschied im Einkauf.

Distributor A quotiert in drei Tagen. Distributor B in vier Stunden.

Das Angebot mit Distributor B geht am selben Tag beim Kunden ein. Das Angebot mit Distributor A kommt zwei Tage später, nach einem Wochenende dazwischen.

Geht der Auftrag (angenommen 15.000 Euro Projektwert) an den schnelleren Wettbewerber verloren, ist die Rechnung eindeutig: 60 Euro Einsparung im Einkauf gegen 15.000 Euro entgangenen Umsatz.

Die drei Euro pro Gerät sind kein Argument. Drei Tage Wartezeit schon.

Natürlich wird nicht jeder Auftrag durch Geschwindigkeit entschieden. Aber genau da liegt der Denkfehler: Reaktionszeit taucht in der Lieferantenbewertung meist gar nicht auf, während der Einkaufspreis bis auf die Nachkommastelle verhandelt wird.

Die Distributor-Scorecard: vier Kriterien, die kaum jemand bewertet

Die meisten Lieferantenbewertungen im Systemhaus sind einkaufsorientiert: Preis, Konditionen, Sortiment, Verfügbarkeit. Das sind legitime Kriterien, aber sie zeichnen ein unvollständiges Bild. Wer die Sales Velocity im Blick behält, ergänzt vier Fragen, die direkt auf die Vertriebsgeschwindigkeit einzahlen.

1. Reaktionszeit. Wie lange dauert es von der Anfrage bis zum vollständigen Angebot? Nicht bis zur ersten Antwort, sondern bis alles vorliegt, was für ein Kundenangebot nötig ist.

2. Ansprechpartner. Gibt es einen festen Kontakt, der die Historie kennt, oder landet jede Anfrage im anonymen Pool und wird jedes Mal neu erklärt?

3. Vollständigkeit. Kommen Quotes vollständig und korrekt, oder braucht es regelmäßig eine zweite und dritte Runde Rückfragen, bis alles stimmt?

4. Fast-Track. Gibt es für dringende Anfragen einen beschleunigten Weg, oder läuft alles durch dieselbe Warteschlange, egal wie eng die Deadline ist?

Dazu gehört ein Track Record über die Zeit. Wie oft war ein bestimmter Distributor in der Vergangenheit an einem verzögerten oder verlorenen Angebot beteiligt? Diese Information steckt fast immer in den Notizen der Vertriebsmitarbeiter, landet aber selten in einer strukturierten Auswertung, aus der sich eine Entscheidung ableiten lässt.

Was Systemhäuser konkret tun können

Der erste Schritt ist ein einfacher Rückblick auf die letzten verlorenen Angebote. Bei welchen davon war eine Quoting-Verzögerung im Spiel? Diese eine Frage, ehrlich beantwortet, sortiert das Problem von „Pech" zu „Muster", und macht es damit steuerbar.

Der zweite Schritt ist ein Gespräch mit dem Distributor über Service-Level. Viele Systemhäuser wissen gar nicht, welche Reaktionszeiten ihr Lieferant tatsächlich zusagen kann, weil sie nie danach gefragt haben. Ein konkretes Gespräch über Reaktionszeiten ist oft aufschlussreicher als die nächste Preisrunde.

Der dritte Schritt ist eine bewusste Lieferantenstrategie statt eines einzigen Standard-Distributors für alles. Für preissensible Standard-Hardware ohne Zeitdruck kann ein langsamerer, günstigerer Lieferant genau richtig sein. Für komplexe Ausschreibungen mit engen Fristen braucht es jemanden, der in Stunden reagiert. Beides parallel zu führen ist kein Mehraufwand, sondern schlicht die passende Antwort auf zwei verschiedene Situationen.

Keiner dieser Schritte erfordert ein neues Tool oder ein Migrationsprojekt. Sie erfordern nur, die Reaktionszeit als das zu behandeln, was sie ist: ein Faktor des eigenen Vertriebserfolgs.

Fazit

Drei Euro Einsparung pro Gerät sind kein Argument gegen einen Distributor mit vier Stunden Quoting-Reaktionszeit. Verlorene Aufträge durch Verzögerungen schon.

Wer Distributoren nur nach Einkaufspreisen bewertet, hat einen blinden Fleck in der eigenen Lieferantenstrategie. Quoting-Geschwindigkeit lässt sich messen, und meistens lohnt der Blick. Der Einkaufspreis entscheidet, was ein Auftrag kostet. Die Reaktionszeit entscheidet mit, ob es ihn überhaupt gibt.

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FAQ

Was ist eine gute Quoting-Reaktionszeit bei einem Distributor?
Eine feste Branchenzahl gibt es nicht, weil sie vom Segment abhängt. Als Orientierung: Für Standard-Hardware sollte ein vollständiges Quote innerhalb eines Arbeitstages vorliegen, für dringende Projektanfragen idealerweise innerhalb weniger Stunden. Entscheidend ist weniger der absolute Wert als die Verlässlichkeit. Ein Lieferant, der planbar in vier Stunden liefert, ist wertvoller als einer, der mal in einer Stunde und mal in drei Tagen antwortet.

Wie messe ich die Quoting-Geschwindigkeit meiner Lieferanten?
Am einfachsten über die vorhandenen Daten im Vertrieb: Zeitstempel von Anfrage an den Distributor bis zum Eingang des vollständigen Quotes. Schon ein manueller Rückblick auf die letzten zehn bis zwanzig Anfragen zeigt ein Muster. Wichtig ist, bis zum vollständigen Angebot zu messen, nicht bis zur ersten Reaktion.

Lohnt sich ein teurerer Distributor mit schnellerem Quoting?
Oft ja. Der Einkaufspreis wirkt pro Gerät, die Reaktionszeit wirkt auf den gesamten Auftrag. Wenn ein kleiner Preisaufschlag die Wahrscheinlichkeit erhöht, den Auftrag überhaupt zu gewinnen, ist der Aufschlag schnell verdient. Der Vergleich lautet nicht „billig gegen teuer", sondern „ein paar Euro pro Gerät gegen den kompletten Auftragswert".

Was ist Sales Velocity im Systemhaus-Kontext?
Sales Velocity ist eine Kennzahl dafür, wie schnell Umsatz durch die Vertriebspipeline fließt. Sie steigt mit mehr Deals, höherer Abschlussrate und höherem Auftragswert. Sie sinkt mit längerer Durchlaufzeit. Weil die Quoting-Zeit eines Lieferanten die Durchlaufzeit direkt verlängert, wirkt ein langsamer Distributor unmittelbar auf diese Kennzahl.

Quellen / Recherche

• Sales-Velocity-Konzept und -Formel: Richardson und Zendesk.

  
  

• Titelbild: Foto von Russ Murray auf Unsplash